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Für den Vorstand
- Alle Mitgliederdaten an einem Ort, Rechte pro Rolle
- Kein Server-Wissen nötig — Betrieb ist inklusive
- Eigene Datenbank: klare Antwort auf jede Datenschutz-Frage
Die Mitgliederverwaltung, die Ihrem Verein den Rücken freihält.
Mitglieder, Beiträge mit SEPA-Lastschrift, Buchhaltung und Events — in einer eigenen, sicheren Instanz nur für Ihren Verein. Hosting, Updates und Backups übernehmen wir.
- Hosting in Deutschland
- Eigene Datenbank pro Verein
- Kein Preis pro Mitglied
Für wen?
Ein System, drei zufriedene Rollen
VereinPilot ist in der Verbandsarbeit entstanden — für Vorstände, Schatzmeister und Mitglieder, die keine Lust mehr auf Excel-Listen haben.
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Für die Schatzmeisterei
- Abrechnungsläufe und SEPA-XML auf Knopfdruck
- Rechnungs-PDFs automatisch erzeugt
- GuV und Kassenprüfungs-Ansicht statt Excel-Versionen
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Für Mitglieder
- Eigenes Dashboard mit Selbstverwaltung
- Profil und SEPA-Mandat selbst pflegen
- Events ansehen und mit einem Klick anmelden
Funktionen
Alles drin, was Vereinsarbeit braucht
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Mitgliederverwaltung
Anlegen, pflegen, Ämter und Verbandsstruktur abbilden — inklusive CSV-Import Ihrer Bestandsdaten.
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Beiträge & SEPA
Beitragsabrechnung mit SEPA-Lastschrift-Export im Bankenformat (pain-XML) und Mandatsverwaltung.
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Buchhaltung
Konten, Sachkonten und Bereiche, GuV auf Knopfdruck und eine eigene Ansicht für die Kassenprüfung.
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Events
Anmeldung, Teilnehmerlisten, Schichtplanung, Agenda und Check-in vor Ort — alles in einem Ablauf.
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Rechte & Rollen
Gruppenbasierte Berechtigungen: Jede Rolle sieht genau das, was sie sehen soll — nicht mehr.
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Betrieb inklusive
Hosting in Deutschland, TLS, tägliche Backups und zentrale Updates — Sie müssen nichts installieren.
Der Unterschied
Ihre eigene Instanz statt Plattform-Abo
Die meisten Vereinsprogramme sind Sammelplattformen mit Preis pro Mitglied. VereinPilot geht einen anderen Weg:
Eigene Datenbank
Jeder Verein bekommt seine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Ihre Mitgliederdaten liegen nie im selben System wie die anderer Organisationen — eine klare DSGVO-Story.
Faire Pauschale
Kein Preis pro Mitglied: Ob 100 oder 5.000 Mitglieder, Sie zahlen eine planbare Monatspauschale. Wachstum wird bei uns nicht bestraft.
Verbandsstruktur inklusive
Landes-, Bezirks- und Kreisverbände, Ämter mit Amtsjahren, Abrechnung über Ebenen — Fachlichkeit, die generische Vereinssoftware kaum abbildet.
So starten Sie
Von der Anfrage zum Go-Live in vier Schritten
Demo & Beratung
Sie sehen VereinPilot mit Beispieldaten und klären alle Fragen — unverbindlich.
Vertrag & AV-Vertrag
Festes Angebot, Vertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Einrichtung
Wir provisionieren Ihre Instanz; über einen Einrichtungslink legen Sie Admin-Konto, Logo und Stammdaten an — in unter 15 Minuten.
Datenübernahme & Go-Live
CSV-Import Ihrer Mitglieder, gemeinsamer Go-Live-Check mit Testabrechnung und SEPA-Export.
Mitgliederverwaltung für Vereine — sicher, digital, DSGVO-konform
Viele Vereine verwalten ihre Mitglieder noch in Excel-Listen: Der Vorstand hat eine Version, die Schatzmeisterin eine andere, und beim Vorstandswechsel geht Wissen verloren. Eine Vereinssoftware wie VereinPilot löst das strukturell — alle Mitgliederdaten, SEPA-Mandate und Beitragsabrechnungen liegen an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten pro Rolle und täglichen Backups.
Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift ohne Fachwissen
Der Beitragseinzug ist für Ehrenamtliche oft die größte Hürde: Mandate verwalten, Abrechnungen erstellen, die Lastschriftdatei fürs Online-Banking erzeugen. VereinPilot bildet den kompletten Ablauf ab — vom digitalen SEPA-Mandat über den Abrechnungslauf bis zur fertigen pain-XML-Datei und dem Rechnungs-PDF. Auch Buchhaltung, Kassenprüfung und Events sind enthalten.
Datenschutz als Architektur, nicht als Versprechen
Mitgliederdaten mit Bankverbindungen sind sensibel. Deshalb bekommt bei VereinPilot jeder Verein eine eigene Instanz mit eigener Datenbank, gehostet in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO — statt einer Sammelplattform, auf der tausende Vereine dieselbe Datenbank teilen. Das macht die Antwort auf jede Datenschutz-Frage im Verein einfach. Zu den Preisen — eine Pauschale, kein Preis pro Mitglied.
Bereit für Vereinsverwaltung ohne Kopfschmerzen?
Betrieb ab 19 €/Monat — Hosting, Backups und Updates inklusive.